Offres d'emploi
Assistant administratif et Ressources Humaines (H/F)
Informations complémentaires
LE CONTEXTE
La Direction Environnement Déchets est une direction dynamique, en optimisation constante, qui doit s’adapter perpétuellement aux exigences liées à son engagement dans un contrat d’objectifs ambitieux de réduction des déchets.
Le tout dans l’accompagnement des producteurs dans la réduction de leur production de déchets, définie dans le Plan Local de Prévention des Déchets Ménagers et Assimilés (PLPDMA) dans lequel elle s’est engagée.
C’est dans ce contexte que vous intégrerez la Direction Environnement Déchets composée de 136 agents, répartis en 9 pôles distincts à savoir : exploitation (collecte des déchets), précollecte (livraison des bacs), encombrants/réactivité, déchèteries, logistique, optimisation du tri (Ambassadeurs du tri), prévention des déchets, projets et suivi des prestataires privés, relations à l’usager / administratif et financier.
Vous y assisterez la Coordinatrice administrative et RH dans ses missions quotidiennes en lien avec le suivi des dossiers RH de l’ensemble des agents de la Direction et des projets de service, en transversalité avec les services support du siège administratif du GA.
VOTRE RÔLE
1 / Missions ressources humaines en appui de la Coordinatrice administrative et RH du service ED (responsable de pôle)
- Accueillir et renseigner les agents du service sur leur dossier RH en missions d’appui de la responsable de pôle.
- Faire la relation avec les services carrière-paie, absentéisme médical, gestion du temps, formation pour le suivi des dossiers des agents du service en lien avec la responsable de pôle.
- Réaliser une campagne régulière de mise à jour des fiches de poste de l’ensemble des agents du service en lien avec les N+1.
- Être le binôme de la responsable de pôle sur le suivi, la saisie, la vérification et la transmission des éléments variables de paie de l’ensemble des agents du service (saisie des HPI et des heures à payer dans logiciel métier, et tenue des tableaux des variables).
- Intérim (en binôme avec l’assistante administrative agent d’accueil du service) :
- Mettre à jour le planning des besoins hebdomadaires en intérimaires ; Saisir et suivre les heures mensuelles des intérimaires pour transmission à l’agence d’Intérim; Transmettre les demandes de mise à disposition de personnel intérimaire à l’agence d’Intérim
- Etablir le suivi des besoins en formation des agents du service (FCO, permis PL, CACES et formations CNFPT) en lien avec le service formation du GA.
- Elaborer et faire le suivi des dossiers « stagiaires ».
- Distribution des titres restaurant aux agents du service si besoin.
2/ Archivage et tâches administratives diverses - Référent(e ) archives du service :
- Reprendre l’archivage complet des documents du service basé à Fontcouverte, en lien avec le service archives du GA.
- Etablir un diagnostic, remettre en ordre la salle des archives, établir une procédure d’archivage à destination des autres pôles du service et réaliser le suivi et le contrôle des documents à archiver ou à éliminer.
- Réaliser le suivi et la gestion des contraventions du service en lien avec le service juridique du GA.
- Réaliser le suivi et la clôture des plaintes des administrés dans les logiciels métiers dédiés, en lien avec les chefs d’équipe et le pôle relations à l’usager.
- Effectuer, en fonction des besoins du service, diverses tâches administratives et notamment la mise en forme de courriers ou la gestion d’agenda (Direction, Instruction des permis de construire et différents pôles du service à la demande).
3/ Missions annexes en binôme avec l’Assistante administrative agent d’accueil du service
- Accueillir, renseigner et orienter les visiteurs ou les interlocuteurs par téléphone.
- Enregistrer et gérer le courrier départ, et assurer la distribution du courrier arrivé.
- Gérer les stocks et les commandes de consommables du site de Fontcouverte : fournitures bureau, imprimantes et photocopieurs.
- Réaliser et procéder à l’affichage des notes d’information aux agents.
- Si besoins, en l’absence du Chef d’équipe déchèteries, gérer les rendez-vous pour l’enlèvement de différents types de déchets (Eco mobilier, piles, néons, capsules Nespresso, … etc.).
- Transférer et imprimer les plaintes (collecte) de eAtal vers Atal pour les Chefs d’équipe exploitation.
- En l’absence du Chef d’équipe Encombrants/Réactivité, : imprimer les bons de travaux pour les RDV encombrants
- Pour la Précollecte, transférer dans GESBAC les OS (ordres de service) de prise en charge des bacs de collecte/précollecte, reçus via Maarch ou la messagerie générique du service
- Suppléer le régisseur déchèteries : Créer les comptes avec attribution des cartes déchèterie aux professionnels ; Encaisser les recharges des professionnels sur le logiciel Ecocito Manager ; Renseigner les professionnels et les administrés.
VOS ATOUTS
Savoirs
- Maîtrise des outils informatiques (Word, Excel, Internet, logiciels métiers du service)
- Connaissances de base en RH dans la fonction publique fortement souhaitées
- Savoir rédiger un courrier sur la base d’informations techniques
Savoir-être
- Être capable de s’adapter et d’assumer des changements de modalités de travail et de méthodes
- Être polyvalent
- Aptitudes relationnelles et diplomatie
- Ecoute et adaptation aux situations
- Rigueur, sens de l’organisation et hiérarchisation des priorités
- Sens du travail en équipe, esprit d’initiative et autonomie
- Souci de la réussite de l’équipe (Assurer le remplacement de collègues)
- Discrétion et confidentialité.
- Aptitude à travailler dans des conditions d’intense activité
SPÉCIFICITÉS DU POSTE
- Temps complet (de 35h à 38h possibles)
- Flexibilité des horaires en fonction des obligations de service (continuité de l’accueil téléphonique) A minima : 8h30-12h30 / 13h30-16h30
- Binôme avec l’Assistante administrative agent d’accueil du service pour temps partiel et congés
DESCRIPTION DU GRAND AVIGNON
La Communauté d’Agglomération du Grand Avignon est un Établissement Public de Coopération Intercommunale à fiscalité propre, créée en 2001, qui compte aujourd’hui près de 650 agents et rassemble 16 communes sur 2 régions (Sud PACA et Occitanie) et 2 départements (Gard et Vaucluse).
Situé au cœur de la Provence, au carrefour des échanges nord/sud et est/ouest, à proximité du Luberon, des Alpilles et du Ventoux, avec 200 000 habitants, 31 000 entreprises, 87 200 emplois et près de 1.2 million de touristes chaque année, le Grand Avignon est un territoire à taille humaine, qui bénéficie d’une notoriété internationale fondée sur son patrimoine classé et son festival.
Le dynamisme de ses filières économiques d’excellence (alimentation et ingrédients naturels, industries culturelles et créatives, activités aéronautiques…) positionne le Grand Avignon parmi les territoires les plus entreprenants, pour une croissance maîtrisée et durable.
Le Grand Avignon porte aujourd’hui les grands chantiers qui engagent l’avenir de l'agglomération, autour d’un projet de territoire destiné à favoriser le développement harmonieux de ses communes membres.
Son siège se situe à Agroparc au cœur d'un pôle de compétitivité, sur la Commune d’Avignon.
Le Président du Grand Avignon est Monsieur Joël GUIN.
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