Offres d'emploi
Référent scolarité et administratif (H/F)
Informations complémentaires
LE CONTEXTE
Le conservatoire du Grand Avignon est un service de la Communauté d’Agglomération du Grand Avignon qui compte un peu plus de 2200 élèves. Il dispense un enseignement complet et diversifié dans les trois spécialités : musique, danse, théâtre. Son activité pédagogique et artistique est labellisée « Conservatoire à Rayonnement Régional » par le Ministère de la Culture depuis 2008. Le conservatoire du Grand Avignon est situé sur 4 sites (Leclerc, Ferruce, Le Pontet et Rochefort du Gard). Le site de LE PONTET—Château de Fargues et son annexe Morières est animé par 25 enseignants, 2 agents administratifs et 3 agents d’accueil et de surveillance. Un enseignement en musique, en théâtre et en danse y est dispensé.
Dans ce contexte, le ou la référent(e) scolarité et administratif sera sous la supervision de l’Adjointe de direction, Responsable des Intervention en Milieu Scolaire et des sites du Pontet et de Rochefort du Gard. Il ou elle sera un soutien administratif, à la scolarité, aux projets artistiques, aux classes CHAM (primaire et collège) et sera en lien avec les scolarités des autres sites du CRR.
VOTRE RÔLE
1/ Être le référent scolarité du site du Pontet :
- Saisie et mise à jour des données des élèves et enseignants sur le logiciel de scolarité Musique, Danse et Théâtre
- Edition des documents de scolarité et de suivi (listes d’élèves, registre des absences, convocations examens, courriers d’information, publipostage …)
- Elaboration de documents de synthèse (emplois du temps, plannings, états statistiques…)
- Référent des classes CHAM primaire et collège (conseils de classe, liens avec l’Education Nationale notamment)
2/ Être le référent administratif du site du Pontet :
- Gestion du standard téléphonique et de l’accueil du site
- Aide administrative à la responsable du site
- Aide à la décision
- Liens avec les enseignants, les élèves, les familles et agents techniques ou surveillants
- Soutien à la réalisation des projets artistiques mis en place par les enseignants
- Liens avec les autres sites du Conservatoire dans le cadre de projets mutualisés
- En lien avec les référents concernés, élaboration de tableaux de bord sur le parc instrumental, pour les demandes de matériels et de mobiliers du personnel, pour les inventaires du matériel
- Transmission au service finances du CRR es documents relatifs à la facturation ainsi que la remise des frais de dossier—gestion de régie de recettes
3/ Assurer la gestion des représentations publiques pour le site du Pontet :
- Encadrement dans le cadre de représentations publiques
- Réservations pour les représentations publiques
VOS ATOUTS
Savoirs
- Connaissance du fonctionnement administratif d’une collectivité
- Connaissance du fonctionnement des établissements d’enseignement artistique
- Connaissance du règlement intérieur de l’établissement
Savoir-faire
- Maîtrise de l’outil informatique et des logiciels métiers
- Organisation et planification du travail
- Gestion d’un accueil téléphonique et physique (savoir filtrer et transmettre les messages)
Savoir-être
- Rigueur , organisation, autonomie et réactivité
- Sens des relations humaines
- Sens du travail en équipe
- Respect du devoir de réserve et de confidentialité
- Respect du fonctionnement de l’établissement
SPÉCIFICITÉS DU POSTE
· Temps de travail : 35 heures hebdomadaires
· Lieu de travail principal : Le Pontet. Déplacements possibles sur les autres sites du CRR
· Horaires et travail de bureau (adaptabilité souhaitée aux horaires d’un établissement d’enseignement artistique
· Rythme de travail souple
· Cycle de travail imposé par le calendrier scolaire
· Pics d’activité en fonction des obligations du service (période de rentrée, réunions, spectacles)
· Disponibilité ponctuelle en soirée (jusqu’à 20h30) en fonction de l’activité, pour l’accueil du public
DESCRIPTION DU GRAND AVIGNON
La Communauté d’Agglomération du Grand Avignon est un Établissement Public de Coopération Intercommunale à fiscalité propre, créée en 2001, qui compte aujourd’hui près de 650 agents et rassemble 16 communes sur 2 régions (Sud PACA et Occitanie) et 2 départements (Gard et Vaucluse).
Situé au cœur de la Provence, au carrefour des échanges nord/sud et est/ouest, à proximité du Luberon, des Alpilles et du Ventoux, avec 200 000 habitants, 31 000 entreprises, 87 200 emplois et près de 1.2 million de touristes chaque année, le Grand Avignon est un territoire à taille humaine, qui bénéficie d’une notoriété internationale fondée sur son patrimoine classé et son festival.
Le dynamisme de ses filières économiques d’excellence (alimentation et ingrédients naturels, industries culturelles et créatives, activités aéronautiques…) positionne le Grand Avignon parmi les territoires les plus entreprenants, pour une croissance maîtrisée et durable.
Le Grand Avignon porte aujourd’hui les grands chantiers qui engagent l’avenir de l'agglomération, autour d’un projet de territoire destiné à favoriser le développement harmonieux de ses communes membres.
Son siège se situe à Agroparc au cœur d'un pôle de compétitivité, sur la Commune d’Avignon.
Le Président du Grand Avignon est Monsieur Olivier GALZI.
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