Offres d'emploi
Chargé de mission coordination et pilotage auprès du Directeur de Cabinet (H/F)
Informations complémentaires
LE CONTEXTE
La Communauté d'agglomération du Grand Avignon est un établissement public de coopération intercommunale réunissant 16 communes réparties sur les départements du Vaucluse et du Gard, représentant près de 200 000 habitants. Située au carrefour de la Provence, de l'Occitanie et de la vallée du Rhône, elle constitue l'un des principaux pôles urbains et économiques du sud de la France.
Sous l'autorité directe du Directeur de Cabinet, le ou la Chargé(e) de mission coordination et pilotage participe au fonctionnement du Cabinet du Président, garantit la préparation des décisions, coordonne le suivi des dossiers stratégiques et veille à la bonne exécution des arbitrages des élus.
À ce titre, il ou elle facilite la circulation de l'information, accompagne les élus dans l'exercice de leur mandat et contribue à la mise en cohérence des actions conduites par l'administration avec les priorités définies par l'exécutif communautaire. Il ou elle participe également au renforcement des relations avec les communes membres et à la qualité du dialogue et de la communication.
VOTRE RÔLE
1/ Participer au pilotage quotidien du Cabinet :
- Suivre l’agenda du Président et du Directeur de Cabinet, préparer les réunions, sécuriser les dossiers et rendez-vous
- Elaborer et suivre les outils de pilotage nécessaires à l'activité du Cabinet. Assurer un reporting régulier auprès du Directeur de Cabinet et du Président
- Assurer un rôle d'interface entre les élus, la Direction Générale et les services. Recueillir les remontées d'information des directions et services
- Traduire les attentes des élus en besoins opérationnels auprès des directions concernées. Identifier les éventuels points de blocage ou difficultés de mise en œuvre
2/ Préparer et suivre les instances, dossiers et projets de gouvernance :
- Participer à la préparation des Conseils communautaires, Bureaux communautaires, Conférences des maires et réunions des vice-présidents. Assurer le suivi des réunions avec les élus
- Préparer les dossiers, notes de synthèse, éléments de contexte et documents d'aide à la décision destinés aux élus
- Assurer le suivi des décisions : anticiper les échéances et veiller au respect des délais, coordonner les demandes / interventions adressées au Cabinet, assurer le lien avec les directions et les élus communautaires, contribuer à la diffusion d'une information claire aux services et élus
3/ Piloter la représentation institutionnelle et la veille territoriale :
- Participer à la définition de la stratégie de représentation et de communication de l’institution et des élus.
- Participer à l'organisation des événements institutionnels et protocolaires
- Préparer les déplacements, rencontres et interventions du Président et des élus
- Rédiger des notes d'information et éléments de langage / discours
Dans le cadre de ses fonctions, le chargé de mission est amené à préparer : notes de synthèse ; fiches de rendez-vous ; fiches élus ; éléments de langage / discours ; notes de contextes / analyses de risques.
VOS ATOUTS
Savoirs
- Connaissance du fonctionnement des collectivités territoriales et des EPCI
- Connaissance de l'environnement institutionnel et territorial
- Connaissance du rôle, du statut et des responsabilités des élus
- Connaissance des techniques de communication institutionnelle
- Maîtrise des outils bureautiques et collaboratifs
Savoir-faire
- Organiser le temps et coordonner des réunions, instances et événements institutionnels
- Rédiger des notes de synthèse, comptes rendus et supports d'aide à la décision
- Recueillir, analyser et synthétiser des informations complexes
- Prioriser les demandes et gérer plusieurs dossiers simultanément
Savoir-être
- Excellentes qualités relationnelles et sens de l'écoute
- Diplomatie, discrétion et confidentialité
- Rigueur et sens de l'organisation
- Réactivité et capacité d'adaptation
- Esprit d'analyse et de synthèse. Sens de l’organisation et de l’initiative
- Qualités relationnelles et adaptabilité à tout type de public (institutionnels et partenaires)
Formations :
- Attaché d’administration territoriale ou de l’Etat
- Sciences politiques
- Diplôme universitaire en droit public, administration publique, IPAG
Expérience de 2 à 6 ans souhaitée :
- Cabinet politique : collaborateur de Cabinet, chef de Cabinet
- Collectivités : directeur général des services d’une petite collectivité
- Préfecture ou autres administrations déconcentrée
SPÉCIFICITÉS DU POSTE
- Poste rattaché au Cabinet du Président de la Communauté d'Agglomération
- Disponibilité nécessaire en fonction de l'activité institutionnelle et des impératifs liés aux élus, notamment des urgences
- Participation ponctuelle à des réunions en soirée et à des événements institutionnels
- Déplacements réguliers sur le territoire communautaire
- Respect des obligations de discrétion, de confidentialité et de réserve professionnelle
- Gestion de dossiers sensibles dans des délais parfois contraints
DESCRIPTION DU GRAND AVIGNON
La Communauté d’Agglomération du Grand Avignon est un Établissement Public de Coopération Intercommunale à fiscalité propre, créée en 2001, qui compte aujourd’hui près de 650 agents et rassemble 16 communes sur 2 régions (Sud PACA et Occitanie) et 2 départements (Gard et Vaucluse).
Situé au cœur de la Provence, au carrefour des échanges nord/sud et est/ouest, à proximité du Luberon, des Alpilles et du Ventoux, avec 200 000 habitants, 31 000 entreprises, 87 200 emplois et près de 1.2 million de touristes chaque année, le Grand Avignon est un territoire à taille humaine, qui bénéficie d’une notoriété internationale fondée sur son patrimoine classé et son festival.
Le dynamisme de ses filières économiques d’excellence (alimentation et ingrédients naturels, industries culturelles et créatives, activités aéronautiques…) positionne le Grand Avignon parmi les territoires les plus entreprenants, pour une croissance maîtrisée et durable.
Le Grand Avignon porte aujourd’hui les grands chantiers qui engagent l’avenir de l'agglomération, autour d’un projet de territoire destiné à favoriser le développement harmonieux de ses communes membres.
Son siège se situe à Agroparc au cœur d'un pôle de compétitivité, sur la Commune d’Avignon.
Le Président du Grand Avignon est Monsieur Olivier GALZI.
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