Offres d'emploi
Assistant de Direction (H/F)
Informations complémentaires
Direction :
Centre Technique Municipal
Service :
Centre Technique Municipal
Lieu de travail :
Rue Ampère - 95300 PONTOISE
Date de publication :
Réponse avant le :
Contact :
Pour tout complément d’information, veuillez adresser à la Direction des Ressources Humaines une demande via le formulaire accessible en cliquant sur le lien ci-dessous : https://www.ville-pontoise.fr/content/contacter-service
Description
La commune de Pontoise compte 32 000 habitants. Elle est située à 30 km au nord-ouest de Paris, à l’orée du Parc Naturel Régional du Vexin français dont elle est la capitale historique. Elle est membre de la Communauté d’Agglomération de Cergy-Pontoise. C’est une ville d’Art et d’Histoire.
Poste à pourvoir
Au plus tard le 22/05/2019
Mission principale et activités
Au sein du Centre Technique Municipal, placé(e) sous l'autorité du Directeur du CTM, vous apporterez une aide permanente au Directeur en termes d’organisation personnelle, de gestion, de communication, d’information, d’accueil, de classement et suivi de dossiers.
• Gérer l’accueil téléphonique
- Renseigner les interlocuteurs et relayer si nécessaire vers la personne compétente
- Réceptionner, filtrer et transmettre les messages téléphoniques et les courriels
- Participer à la gestion de l’agenda du directeur du CTM
• Assurer la gestion administrative
- Rédiger les arrêtés de circulation et de voirie
- Suivre les heures supplémentaires et les permanences des services du centre
technique municipal et les transmettre à la direction des ressources humaines.
- Mettre à jour le tableau de suivi des envois de courrier
- Assurer le classement et l’archivage des dossiers
- Rédiger les différents comptes rendus de réunions auxquelles l’assistant (e) est invité.
- Suivre les congés des chefs de service
- Répartir les DI sur Colbert aux différents services
- Gérer et suivre les badges d’entrée du CTM
- Réaliser les tableaux des permanences techniques de la ville de Pontoise
• Assurer la relation avec les administrés
- Répondre aux mails, courriers et appels téléphoniques
- Rédiger les courriers en réponse aux riverains selon les consignes du directeur du CTM
- S’assurer de la mise à jour des outils d’informations (site internet, affiches…)
- Vérifier que chaque chef de service donne une réponse hebdomadaire au compte rendu de la réunion du CTM
• Assurer la gestion de la direction
- Suivre le planning du directeur
- Suivre les demandes RH (formations, réunions, remontées diverses)
- Assurer le lien avec les autres directions et le cabinet du Maire
• Assurer l’encadrement du service administratif du service voirie
- Vérifier les délais de réponse (Requêtes mobiles et internet, suivi administré)
- Vérifier les délais de réponse aux demandes d’arrêté de circulation et voirie
• Gérer l’accueil téléphonique
- Renseigner les interlocuteurs et relayer si nécessaire vers la personne compétente
- Réceptionner, filtrer et transmettre les messages téléphoniques et les courriels
- Participer à la gestion de l’agenda du directeur du CTM
• Assurer la gestion administrative
- Rédiger les arrêtés de circulation et de voirie
- Suivre les heures supplémentaires et les permanences des services du centre
technique municipal et les transmettre à la direction des ressources humaines.
- Mettre à jour le tableau de suivi des envois de courrier
- Assurer le classement et l’archivage des dossiers
- Rédiger les différents comptes rendus de réunions auxquelles l’assistant (e) est invité.
- Suivre les congés des chefs de service
- Répartir les DI sur Colbert aux différents services
- Gérer et suivre les badges d’entrée du CTM
- Réaliser les tableaux des permanences techniques de la ville de Pontoise
• Assurer la relation avec les administrés
- Répondre aux mails, courriers et appels téléphoniques
- Rédiger les courriers en réponse aux riverains selon les consignes du directeur du CTM
- S’assurer de la mise à jour des outils d’informations (site internet, affiches…)
- Vérifier que chaque chef de service donne une réponse hebdomadaire au compte rendu de la réunion du CTM
• Assurer la gestion de la direction
- Suivre le planning du directeur
- Suivre les demandes RH (formations, réunions, remontées diverses)
- Assurer le lien avec les autres directions et le cabinet du Maire
• Assurer l’encadrement du service administratif du service voirie
- Vérifier les délais de réponse (Requêtes mobiles et internet, suivi administré)
- Vérifier les délais de réponse aux demandes d’arrêté de circulation et voirie
Profil
• Vous connaissez l’environnement territorial.
• Vous avez un bon relationnel et possédez de bonnes capacités rédactionnelles.
• Vous maîtrisez les outils informatiques (OPEN OFFICE, internet, messagerie, intranet).
• Discret(e), rigoureux(se), vous êtes une personne organisée et autonome.
• Permis B
Lieu d’exercice : CTM - 6, rue Ampère - 95300 Pontoise
Horaires : 36h 30 par semaine du lundi au vendredi
• Vous avez un bon relationnel et possédez de bonnes capacités rédactionnelles.
• Vous maîtrisez les outils informatiques (OPEN OFFICE, internet, messagerie, intranet).
• Discret(e), rigoureux(se), vous êtes une personne organisée et autonome.
• Permis B
Lieu d’exercice : CTM - 6, rue Ampère - 95300 Pontoise
Horaires : 36h 30 par semaine du lundi au vendredi
La collectivité est engagée dans la promotion de l'égalité entre les femmes et les hommes. Les candidatures féminines et masculines seront donc examinées avec la même attention.