Offres d'emploi
Assistant administratif du Rubixco et de l'école de musique (H/F)
Informations complémentaires
Description
Situé en zone périurbaine, à l'est de l'agglomération Tourangelle, établi au cœur d'un environnement classé au patrimoine mondial par l'UNESCO, le territoire Touraine-Est Vallées bénéficie d'une situation géographique privilégiée.
La Communauté regroupe 10 communes : Azay-sur-Cher, Larçay, Montlouis-sur-Loire, La Ville-aux-Dames, Véretz, Monnaie, Vouvray, Chançay, Vernou-sur-Brenne et Reugny. Elle s'étend le long de la Loire avec des paysages typiquement ligériens : larges coteaux parsemés de vignes, anciennes demeures et châteaux et dispose d'un cadre de vie agréable dont bénéficient près de 40 000 habitants.
Contexte
Touraine-Est Vallées Communauté recherche dès a présent un.e assistant.e administrative à temps complet sur 2 missions :
- Remplacement de l'office manager, gestion opérationnelle et comptabilité du Tiers Lieu le Rubixco (50%)
- Ecole de musique (50%)
Mission
RUBIXCO 50%
Accueil
En l'absence de l'Office Manager:
- Accueillir et orienter les visiteurs, répondre aux demandes de renseignements et fournir des informations sur nos activités et services.
- Gérer les appels téléphoniques et les messages pour garantir une communication efficace.- Assurer la gestion quotidienne des résidents, y compris la coordination des visites et la gestion des plannings.- Prendre en charge l'activité postale pour les occupants du site, y compris la réception et la distribution du courrier.
- Préparer la logistique des salles pour les réservations
Gestion opérationnelle :
- Assurer le bon fonctionnement de l'espace ; internet, imprimantes et autres équipements essentiels
- Coordonner le suivi et la maintenance des installations en collaboration avec les services techniques.
Comptabilité :
- Engagement des dépenses
- Mandataire suppléant de la régie de recettes
ECOLE DE MUSIQUE 50%
- Gestion de la partothèque (saisie des partitions, gestion des entrées et sorties prêts, rangement, tri, …)
- Gestion du parc instrumental (gestion des entrées et sorties, remplissage des contrats de location – en lien avec Agathe qui garde la partie comptable-, prêt, rangement, emmener en réparation, …)
- Récupérer les commandes (partitions, instruments, …) chez les différents fournisseurs
- Faire les petites courses pour les manifestations (achat de catering, …)
- Assurer les locations de salles (les états des lieux entrées et sorties lorsque l’on utilise les salles municipales mais aussi lorsqu’on prête les locaux de l’école de musique à des tiers (mairie, assos, …)
- Installation des salles pour les manifestations EDM (chaises, tables, matériel son /lumière, instruments, …) en partenariat avec l’équipe
- Accueil public physique et téléphonique
- Diffusion de la communication (affiches, flyers, invitations, mails, …)
- Diverses missions administratives relative aux examens : convocations, tableau de suivi, réalisation des diplômes, …
- Participation à certaines réunions d’équipe
PACT
- Mise en œuvre et suivi du PACT : Prendre connaissance de la note de cadrage, compiler les données, les vérifier et les saisir sur une plateforme dédiée
- Gestion administrative des instances : Mise en œuvre des réunions et en assurer le suivi, gérer les relations avec les communes et les associations partenaires
Profil
Ce poste est fait pour vous si :
Vous savez vous adapter dans l’urgence et trouver des solutions
Vous êtes organisé.e, méthodique et rigoureux/se,
Vous savez prioriser les tâches et les urgences et exécuter des missions dans les délais impartis,
Les pré-requis impératifs
Maîtriser les outils bureautiques (logiciel métier, traitement de texte, tableurs) et collaboratifs
Avoir le permis B
Informations complémentaires
Poste permanent. Recrutement statutaire ou à défaut contractuel.
Travail à temps complet (36H avec RTT) soit 6 jours RTT annuels.
Rémunération à partir de 1 650€ net mensuel.